Инфопортал
Назад

Топливо по топливным картам

Опубликовано: 17.02.2020
0
2

Порядок работы сервиса

Топливная карта — это особое платежное средство, которое позволяет приобрести ГСМ. Воспользоваться этим сервисом могут только юридические лица. Карточная оплата топлива широко используется многими крупными продавцами ГСМ. Это не совсем платежное средство — оно не позволяет оплачивать какие-либо иные товары и услуги. Воспользоваться ими можно только на определенных заправочных станциях.

Такой порядок оплаты ГСМ очень удобен любой организации: и занимающейся транспортными перевозками, и имеющей большой автопарк, и той, которая имеет только один автомобиль в собственности. Карты, в зависимости от порядка работы сервиса, могут быть:

  • денежными: на них зачисляется определенная денежная сумма, которую можно расходовать на приобретение ГСМ;
  • литровыми: зачисляется определенное количество топлива, доступного для заправки на АЗС.

Большее распространение получили денежные карточки для приобретения топлива. Именно такие предлагают большинство крупных сетей АЗС.

Все крупные продавцы нефтепродуктов предлагают такой сервис. Например, информация о нем, а также о подключении к программе представлена Лукойлом.

Списание топлива по топливным картам юридического лица происходит в порядке, который будет прописан в договоре, заключенном между покупателем и поставщиком АЗС.

В личном кабинете можно в оперативном режиме отслеживать все операции и контролировать их:

  • перечисление аванса поставщику ГСМ;
  • списание денежных средств в оплату;
  • отчет о количестве и стоимости приобретенного топлива;
  • остатки денежных средств.

Для работника-водителя этот порядок приобретения ГСМ также удобен, поскольку не нужно получать деньги подотчет, собирать подтверждающие их расход документы и сдавать авансовый отчет.

Преимущества топливных карт для юр.лиц

У карт на бензин есть ряд преимуществ:

  • большой выбор тарифных планов – клиент может выбрать наиболее подходящих ТП в зависимости от
    потребностей компании в топливе;
  • высокий уровень защиты от несанкционированного использования, взлома – это не бумажные деньги,
    которые
    можно украсть или использовать не по назначению;
  • возможность установить лимит на заправку – достаточно определить, сколько топлива потребуется
    для
    выполнения поставленной задачи;
  • гибкая система скидок или возможность возврата НДС – можно сэкономить до 30% от стоимости
    топлива.

Такие системы безналичного расчета выгодны еще и потому, что при заправке рабочего транспорта
руководитель предприятия может легко держать на контроле расход топлива и финансовые вопросы.
Если у руководителя оформлена корпоративная карточка, то он сможет лично отслеживать все данные:

  • стоимость топлива;
  • время произведенной заправки;
  • количество приобретенного топлива.

Помимо этого, можно также устанавливать лимит на расход горючего. Владельцы автозаправочных станций
часто предлагают скидки и бонусы своим клиентам, так как вопрос стоит не только в спросе на топливо,
но
и расширении сферы влияния АЗС. Вместо того, чтобы заехать на любую встретившуюся заправку, водитель
вынужден будет воспользоваться услугами той станции, с которой заключен договор. В итоге в выигрыше
обе
стороны.

Вся информация о заправке транспорта находится в личном кабинете в режиме онлайн, для проверки и
учета
достаточно открыть электронную базу – и все необходимые данные под рукой.

Использование этих карточек очень удобно и позволяет контролировать транспортные расходы компании.
Оплата производится непосредственно на АЗС и по более низким ценам. Помимо этого, возвращается НДС,
который составляет 20% от суммы покупки. Также корпоративная карта дает целый ряд и других важных
преимуществ:

  • быстрый доступ руководителя или ответственного к счету в личном кабинете;
  • удобное управление транспортными расходами предприятия, связанными с топливом;
  • отдельный счет для юр. лиц, который дает возможность полноценного учета финансовых затрат на
    горючее;
  • значительное упрощение работы для бухгалтерского отдела, так как нет необходимости в проверке
    топливных квитанций, потребуется только открыть электронную базу транзакций.

Многие владельцы заправочной станции предлагают своим корпоративным клиентам скидки и бонусы. Это
взаимовыгодно: клиент получает нужное ему топливо по доступной цене, компания – лояльного клиента и
повышенный спрос на свой товар (в свою очередь, это расширяет сферу ее влияния).

Некоторые предприятия даже предлагают просрочки на услуги, что немаловажно в длительной поездке или
сбое
бухучета предприятия. Маршрут это не нарушит и не замедлит.

Заключение договора с АЗС на топливные карты для юридических лиц
Решив воспользоваться картами для заправки рабочего транспорта, клиент заключает с АЗС официальный
договор, в котором должны быть четко зафиксированы:

  • виды бензина или дизельного топлива, которые компания намерена закупать;
  • размер скидки, которую в АЗС предоставляют клиенту;
  • обязательства АЗС по закупке необходимых клиенту горюче-смазочных материалов.

Как учитывать бензин по топливным картам в бюджетном учреждении

Смарт-карта на приобретение топлива может предоставляться сетью АЗС платно или бесплатно. Именно от этого зависит порядок, на каком счете учитывать топливные карты.

Бесплатно получаемые носители не отражают на балансе организации. Для их учета целесообразно открыть отдельный забалансовый счет, присвоив ему свободный номер (не указанный в Плане счетов бухучета), например 012. Также целесообразно организовать аналитический учет в разрезе каждого носителя и лиц, которые будут ответственны за его использование.

Если поставщик ГСМ взимает плату за изготовление электронных носителей, их при поступлении целесообразно отразить в составе ТМЦ, а затем списать их стоимость на текущие расходы организации.

В любом случае необходимо отразить, на каком счете и каким образом учитываются топливные карты в учетной политике организации.

Проводки по учету электронных носителей АЗС
Содержание операции Дебет Кредит
Приобретение за плату
Получен акт приема-передачи (накладная) на смарт-карты 10 60
Получен счет-фактура (при применении поставщиком НДС) 19 60
Стоимость смарт-карт учтена в сумме расходов текущего периода 20, 25, 26, 44 10
Перечислена оплата поставщику 60 51
НДС принят к возмещению 68 19
Забалансовый учет (и платное, и бесплатное поступления)
Приняты на забалансовый учет электронные носители 012склад
Выдана смарт-карта АЗС ответственному сотруднику 012работник 012склад
Ответственным сотрудником смарт-карта возвращена организации 012склад 012работник
Списан более не используемый электронный носитель 012склад

Электронные носителя являются частью договора на поставку топлива. Для отражения расчетов с поставщиком ГСМ предназначен счет 60 Плана счетов бухучета. Приобретенные ГСМ учитываются в составе ТМЦ на счете 10. Поступление отражается на основании документов, предоставленных поставщиком. Он должен передать организации:

  • накладную (акт приема-передачи);
  • счет-фактуру;
  • отчет по топливным картам об отпущенном топливе.

Для отражения списания ГСМ с учета и отражении их стоимости в затратах используются общие правила. Для подтверждения расхода ГСМ необходимо утверждение нормативов списания и оформление путевых листов.

Проводки по бухучету ГСМ с использованием электронных носителей
Содержание операции Дебет Кредит
Пополнен баланс смарт-карты сети АЗС 60авансы 51
Приняты к учету ГСМ, отпущенные с использованием электронных носителей 10 60
Отражен НДС по поступившим ГСМ 19 60
Зачтен ранее перечисленный аванс поставщику 60 60авансы
Стоимость ГСМ учтена в составе расходов 20, 25, 26, 44 10
НДС принят к вычету 68 19

Бюджетные учреждения используют в бухучете особенный план счетов. Но учет топливных карт в целом аналогичен бухучету в коммерческой организации. Об этом недавно высказался Минфин в Письме от 02.10.2018 № 02-07-10/70752.

По мнению контролирующего органа, чтобы отразить топливные карты, учет в бухгалтерии нужно организовать на забалансовом счете. Это обусловлено тем, что они не являются самостоятельным объектом бухучета. Дальнейшее перечисление денежных средств и их расходование для приобретения топлива будет отражаться на счете 20600 «Расчеты по выданным авансам».

Как пополнять карту на топливо

У каждого такого счета для юридических лиц есть финансовый лимит, исчерпав который, счет нужно
пополнить. Для этого необходимая сумма перечисляется на счет процессинговой компании. Далее в
платежном
поручении нужно идентифицировать корпоративную карточку (указать ее номер) и отметить, какая сумма
была
переведена. Данные фиксируют в графе «Назначение платежа».

Некоторые организации имеют несколько таких счетов, и указать их все в платежном поручении не
представляется возможным. В этом случае рекомендуется отправить по электронной почте заявку, указав
всю
необходимую информацию.

Большинство подобных счетов являются временными. По истечении срока действия их переоформляют.
Условия
сотрудничества с АЗС остаются без изменений, пластик просто перевыпускается.

Выдача топливных карт сотрудникам: как оформить

Выдачу электронных носителей сотрудникам необходимо оформить. Для этого организация сама может разработать форму документа. Назвать его можно, например, акт-приема передачи.

Аналогичным образом оформляется и возврат электронного носителя от ответственного сотрудника, который более не будет ее использовать. Ту же смарт-карту выдать другому сотруднику.

При большом количестве носителей и ответственных сотрудников каждый раз оформлять выдачу и возврат отдельным документом неудобно — для учета движения смарт-карт можно использовать журнал учета выдачи и возврата.

Выбор порядка документального оформления предоставлен организации. Его порядок и формы документов необходимо закрепить в локально-нормативном акте.

Топливо по топливным картам

Обычно электронные носители имеют срок своего использования. После его окончания невозможные для дальнейшего использования смарт-карты нужно списать с забалансового учета. Для документального подтверждения списания оформляется акт на списание.

, ,
Поделиться
Похожие записи
Adblock detector